22.6.2014

Numune Gönderme Kuralları

1.0.  AMAÇ 

Bu talimatın amacı; Tarım ve Köyişleri Bakanlığı Bursa Gıda Kontrol ve Merkez Araştırma Enstitüsü Müdürlüğü’ne Tarım ve Köyişleri Bakanlığı Tarım İl Müdürlüğü Kontrolörleri veya resmi/tüzel kişiler tarafından elden/posta veya kargo ile ulaştırılan Gıda, Yem, Su ve Su Ürünlerine ait numunelerin kabul kriterlerini belirlemektir.

2.0.  SORUMLULAR     
                                     
 Müdür
 Teknik Müdür Yardımcısı
 Numune Kabul ve Rapor Düzenleme Bölüm Başkanı
 Numune Kabul ve Rapor Düzenleme Bölüm Personeli
 Yardımcı Hizmetler Personeli

3.0. TALİMAT DETAYI

3.1. Numune, mesai saatleri içinde Numune Kabul ve Rapor Düzenleme Bölüm personeli tarafından; mesai saatleri dışında ise (daha önceden numunenin geleceği bildirilmesi şartı ile) görevlendirilmiş bir personel tarafından teslim alınacaktır.

3.2. Kurumumuza analiz talebi ile gelen numunelerin ilk kontrolleri, aşağıda belirtilen kriterlere göre Numune Kabul ve Rapor Düzenleme Bölüm Personeli  tarafından yapılacaktır.

3.2.1. Resmi istek numuneler il içinde İl Müdürlüğünün görevlendirdiği personel tarafından; il dışı için kargo, posta, resmi görevli ve özel durumlarda İl Müdürlüğünün görevlendirdiği şahıslardan kabul edilecektir.

3.2.2. Özel istek numuneler, posta, kargo veya şahıslar tarafından elden teslim edilecektir.

3.2.3. Numuneye ait evrakta imza ve mühür kontrolü yapılacaktır.

3.2.4. Kurumumuza analiz talebi ile gelen numunelerde ilk önce numunelerin konduğu ambalaj materyallerinin  kontrolü yapılacaktır;

Kutular (plastik, karton, strafor, vb.): Tümüyle kapalı olacak, kesinlikle delik bulunmayacaktır.
Torbalar (şeffaf plastik torba, bez torba): Ağızları muntazam şekilde kapatılmış, kesinlikle yırtık ve delik olmayacaktır.
Cam kavanoz: Kesinlikle çatlak ve kırık olmayacak, kapağı tam kapalı olacaktır.

3.3. Numunede istenilen analizin, numunenin ambalaj materyali ile uygun olup olmadığının kontrolü  Tablo-1’e göre yapılacaktır.

İstenilen AnalizNumunenin Ambalajlanma Şekli
Mikrobiyolojik AnalizOrijinal ambalaj veya Ambalajlama için steril bir materyal olmalı.
Nem veya KurumaddeOrijinal ambalaj veya Numunenin  Nem almasını engelleyecek bir  ambalaj olmalı.
Tablo 1: Bazı analizler için numunenin ambalajlama şekli
 

3.4. Soğuk zinciri kırılmadan analize alınması gereken numunelerin (dondurulmuş ve soğutulmuş) ısı kontrolleri, mümkün olduğu hallerde batırmalı bir termometre ile yapılacaktır.

3.5. Analiz için gelen numune miktarının istenilen analizlere yetip yetmediğinin kontrolü Tablo 2’ye göre (Tabloda  yer alan miktarlara ikincil numune miktarı dahil değildir.) yapılacaktır. Numunenin yetersiz olduğu durumlarda ilgili kurum/kişilerden numunenin tamamlanması istenecektir. 
 

İstenilen AnalizGerekli Numune Miktarı (En az)
Mikrobiyolojik100 g – 100ml
Kimyasal500 g
Fiziksel500 g
Pestisit1 kg
Mineral100 g
Su1-2 lt
Tablo 2: Bazı analizler için gerekli minimum numune miktarları

 

3.6. Özel istek olarak analize gelen numuneler, ikincil numune ayrılması için (yapılan analizlerin tekrarı için) iki katı kadar numune kabul edilecektir. 

3.7. Analiz talebi ile gelen tüm numunelere ait evrakların okunaklı, matbaa harfleri ile yazılmış, anlaşılır  olmasına,  numuneyi  tam  olarak  tanımlamasına  (numune  için  uyarı  var  ise  bunlar; yanıcı,yakıcı vb.) dikkat edilecektir.

3.8. Yapılması istenilen analizlerin açıkça ifade edilip edilmediğinin ve kurumumuzda yapılabilirliğinin kontrolü yapılacaktır. Analizlerin yapılabilirliliği hakkında tereddüt oluştuğunda ilgili bölüm elemanlarının görüşleri alınacaktır. Eğer tereddüt giderilememişse konu sırası ile bölüm başkanlarına, Teknik Müdür Yardımcısına ve Müdüre bildirilecektir.

3.9. Ayrıca Tarım ve Köyişleri Bakanlığı Tarım  İl Müdürlükleri tarafından teslim edilen/gönderilen numunelerde mühür kontrolü yapılacaktır. Diğer kamu kuruluşlarından gelen numunelerde kendi kuruluşlarına ait özel mühürler bulunabilir (Türk Silahlı Kuvvetlerinin plastik eritme mührü gibi).

3.10. Kurumumuza analiz için gelen numunelerin ekinde Tablo 3’de belirtilen evraklar mutlaka bulunacaktır.

3.11. Tarım ve Köyişleri Bakanlığı İl Müdürlükleri haricinde gelen numuneler için numuneyi tanımlayan, istenilen analizlerin bulunduğu kurum/kuruluş/kişilere ait antetli veya antetsiz bir dilekçe yeterlidir.

3.12.  Analiz  için  gelen  numune  yukarıda  belirtilen  durumlardan  herhangi  birini taşımıyor ise numune ve ilgili evrak,  Numune  Red  Belgesi  düzenlenerek  numuneyi  getiren kişiye/kuruma verilecektir/gönderilecektir.

3.13. Analiz için gelen numune yukarıda belirtilen durumların hepsini karşılıyor ise numuneye ait evrakın (üst yazı) ilk sayfasının arka kısmına “Gelen Numune Kayıt Kaşesi” basılacaktır. Numune, “Numune Teslim Fişi” ile geliyor ise numuneyi kabul eden sorumlu tarafından imza karşılığı teslim alınacak, aynı şekilde diğer nüsha numuneyi getirene imzalattırılarak teslim edilecektir. 

3.13.1. Numuneyi getiren müşteriye rapor sonuçlarını nasıl almak istediği sorularak, numuneyi getirdiği yazının üstüne/numune kayıt defterine posta/faks/elden teslim alınacağını gösteren ibare yazılacaktır.

3.14. Kargo ve posta aracılığı ile gelen numunelere ait evraklara, mümkün olduğu durumlarda kargo yada postaya ait evraklar eklenecektir.

3.15. Özel istek dışındaki numunelerin analiz ücretleri yatırılmasa bile numune analize alınacak ve raporlar ücretin yatırılması sonucu teslim edilecektir. (Yem denetim (Fabrika) numunelerine ait ücretler Tarım İl Müdürlüğü elemanlarınca ücretlendirilip analiz ücretlerinin yatırılması onların kontrolünde yapıldığı için analiz ücreti hemen yatmasa bile çıkan analiz raporları İl Müdürlüklerine ulaştırılacaktır.)

3.16. Projeli ürün kapsamında gelecek olan tüm numunelerde yukarıda sıralanan kabul kriterleri aynen uygulanacaktır.

3.17. Numunenin kabul edildiği durumlarda numuneyi getiren ilgili kurum/kuruluş/kişiler şu noktalar için uyarılacaktır.

3.17.1. Özel İstek amaçlı numunelerde; numuneye ait analizlerin başlaması için, Resmi İstek amaçlı numunelerde ise analiz raporunun teslim edilebilmesi için; analiz ücretinin kurumumuz veznesine yada Döner Sermaye İşletmesinin banka hesabına yatırıldığına dair okunaklı bir dekontun elimize geçmesi gerektiği,

3.17.2. İl Müdürlüğü aracılığı ile gelen numunelerin analiz sonrasında kalan kısmının firma tarafından istenmesi halinde bu durumun, numuneyi tanımlayan üst yazıda kontrol şube tarafından belirtilmesinin gerekliliği, bu durumda analiz sonucu uygun olan numunelerin kalan kısmının numune iade tutanağı düzenlenerek firmaya iade edilebileceği, analiz sonucu olumsuz çıkan, dondurulmuş, işlenmiş ürünler ve tamamı analizde kullanılan numunelerin iadesinin söz konusu olmayacağı;

3.17.3. Özel istek veya resmi istek amaçlı olarak gelen numunelerin analiz sonrasında kalan kısmının firma tarafından istenmesi halinde bu durumun, numuneyi tanımlayan üst yazıda, dilekçede belirtilmesinin gerekliliği  numunelerin kalan kısmının numune iade tutanağı düzenlenerek firmaya iade edilebileceği tamamı analizde kullanılan numunelerin iadesinin söz konusu olmayacağı  bildirilecektir.

3.17.4. Özel İstek numunelerde, elden getirilen numune ikincil numune ayrılmaya uygun  değil ise, müşteri bu konuda uyarılacak ve analiz tekrarı gerekmesi durumunda tekrarın yapılamayacağı bir tutanak imzalattırılarak tespit edilecektir. Kargo/posta ile gönderilen numune ikincil numune ayrılmasına uygun değil ise tutanak Numune Kabul ve Rapor Düzenleme Bölüm Başkanlığınca tutulacak ve ilgili firmaya bir kopyası rapor ile birlikte gönderilecektir.

3.17.5. Özel İstek veya resmi istek amaçlı olarak gelen numunelerin Raporlarında  ölçüm belirsizliği istenmesi halinde bu durumun  üst yazıda veya dilekçede belirtilmesi gerekir.

''